Qu'est-ce qu'une formule de document?
Une formule de document est une valeur calculée à l'échelle du document à partir de variables provenant d'autres formules du document ou des champs enrichis (de post-it). Les variables utilisées peuvent être de type numérique, durée ou date.
Le résultat d'une formule peut être de type numérique, durée ou date en fonction de l'expression saisie.
Cette valeur sera ensuite disponible dans votre document et pourra être ré-utilisée dans des filtres, des champs calculs ou d'autres formules de documents.
L'onglet formule de document
Pour commencer à utiliser des formules de document, cliquez sur l'icone "Formules du document" (1) dans la barre d'outils.
Si vous commencer à utiliser les formules, cet onglet est probablement vide.
Pour chaque ligne vous retrouverez, le nom de la formule et sa valeur calculée.
Cliquez sur une formule (2) pour afficher plus de détails (le filtre appliqué et son expression).
Ici par exemple, la formule "Takt time" (2) a un filtre qui limite son périmètre (seuls les post-its qui répondent aux critères sont pris en compte), son expression est composée des variables "Temps d'ouverture" et "Besoin client", définies au dessus, et le résultat du calcul donne 420.
Créer une formule de document
Pour créer une formule, cliquez sur "Nouvelle formule" (3).
La fenêtre de configuration s'affiche.
Dans la section "Nom", saisissez le nom de votre formule.
Cliquez sur "Filtrer les données" pour ajouter un filtre.
La section "Filtrer les données" est vide pour l'instant.
Ajouter un filtre vous permettra de limiter le périmètre d'application de votre formule (seuls les post-its répondants aux critères choisis seront pris en compte dans le calcul)
Cliquez sur "Ajouter un critère" pour afficher la liste des critères disponibles.
Liste des critères disponibles
-
Texte :
Recherche un ou plusieurs mots dans le texte principal des objets.
-
Type :
Filtre les objets par type : post-its ou carte JIRA.
-
Couleur :
Filtre les objets en fonction de leur couleur.
-
Gommette :
Filtre les objets en fonction des gommettes qui leur sont attribuées.
Cliquez sur "Gommette" dans le menu déroulant, la fenêtre de configuration du critère de filtre sur les gommettes s'ouvre :
1 . Sélectionner un opérateur : moins de, exactement, au moins.
2 . Composez le set de gommettes cible en ajoutant ou supprimant des gommettes.
3 . Cliquez sur une gommette pour modifier sa couleur.
Aucun : Pour créer un critère filtrant les post-its qui n'ont aucune gommette : supprimez toutes les gommettes du set de gommette cible.
-
Barré / non-barré :
Filtre les objets qui sont barrés ou non.
-
Forme :
Filtre les objets post-it en fonction de leur forme.
-
Champs enrichis :
Filtre les post-its en fonction du contenu d'un champ enrichi.
Cliquez sur "Champs enrichis" dans le menu déroulant, la liste des champs du document s'ouvre :
Sélectionnez le champ cible dans la liste.
Filtre les post-its dont le résultat du champ cible contient le texte saisi.
1 . Saisir le texte à rechercher
2 . Sélectionnez "Aucun" pour filtrer les post-its dont le champ est vide.
Filtre les post-its dont la valeur du champ satisfait la condition choisie (opérateur & valeur cible).
1 . Choisir un opérateur : inférieur, égal, supérieur.
2 . Saisir une valeur cible. Cette valeur peut être numérique ou faire appel à des variables du document (champ enrichis, formule du document). Tapez sur la touche @ pour accéder aux variables. La valeur cible doit être du type numérique pour pouvoir être comparée au résultat du champ.
Pour en savoir plus sur les variables : Les formules de document, Le champ calcul, Détail des opérations sur les variables.
Sélectionnez "Aucun" dans la liste des variables pour filtrer les post-its dont le champ n'est pas rempli.
Filtre les post-its dont la valeur du champ choisi satisfait la condition choisie (opérateur & valeur cible).
1 . Choisir un opérateur : inférieur, égal, supérieur.
2 . Saisir une valeur cible. L'expression peut utiliser des valeurs numérique et/ou faire appel à des variables du document (champ enrichis, formule du document). Tapez sur la touche @ pour accéder aux variables. La valeur cible doit être du type durée pour pouvoir être comparée au résultat du champ.
Pour en savoir plus sur les variables : Les formules de document, Le champ calcul, Détail des opérations sur les variables.
Sélectionnez "Aucun" dans la liste des variables pour filtrer les post-its dont le champ n'est pas rempli.
Filtre les post-its dont la valeur du champ choisi satisfait les conditions (voir ci dessous).
1 . Choisir "Aucune date" pour filtrer les post-its dont le champ n'est pas rempli.
2 . Borne inférieure : la valeur du champ doit se situer après la date cible. L'expression peut utiliser des valeurs numérique et faire appel à des variables du document (champ enrichis, formule du document). Tapez sur la touche @ pour accéder aux variables. La valeur cible doit être du type date pour pouvoir être comparée au résultat du champ.
Si le champ est laissé vide, alors la condition sera ignoré.
Pour en savoir plus sur les variables : Les formules de document, Le champ calcul, Détail des opérations sur les variables.
3 . Borne supérieure : la valeur du champ doit se situer avant la date cible (fonctionnement identique à la borne inférieur).
- Pour un champ membre :
Filtre les post-its dont le résultat du champ sélectionné correspond à la valeur cible.
1 . Choisir le membre cible parmi la liste
2 . Choisir "Aucun" pour filtrer les post-its dont le champ sélectionné n'est pas renseigné.
- Pour un champ liste :
Filtre les post-its dont le résultat du champ sélectionné correspond à la valeur cible.
1 . Choisir un résultat cible dans la liste.
2 . Choisir "Aucun" pour filtrer les post-its dont le champ n'est pas renseigné.
- Pour un champ calcul :
Filtre les post-its dont la valeur du champ sélectionné correspond à la valeur cible.
La création de critère sur des champs calcul sera différente en fonction du type du champ calcul (numérique, durée, date). Voir les différents cas ci-dessus : type durée, type date, type numérique
-
Champs JIRA :
Filtre les post-its dont la valeur du champ sélectionné correspond à la valeur cible.
Les champs JIRA disponibles sur les cartes Jira Ubikey sont : Assignee, Due Date, Epic Name, Issue Type, Labels, Priority, Status.
Les champs Assignee, Epic Name, Issue Type, Labels, Priority, Status sont gérés comme des champs texte (voir ci-dessus). Ils vous faudra saisir le résultat cible dans le champ (orthographe exacte).
Le champ Due date est géré comme un champ date (voir ci-dessus).
Pour en savoir plus sur l'intégration Ubikey / JIRA : Intégration JIRA.
-
Groupe :
Filtre les objets présents dans le ou les groupes sélectionnés.
1 . Sélectionnez le ou les groupes cibles parmi la liste des groupes du document. Si plusieurs groupe sont sélectionnés, le critère créé sera : fait parti du groupe 1 ou du groupe 2 etc...
2 . Sélectionnez "Aucun" pour filtrer les objets qui ne sont pas dans un groupe.
Composition du filtre
1 . Ajouter un critère
2 . Choisir un opérateur et / ou.
3 . Cliquez sur un critère pour : Editer le critère, Exclure le critère ou supprimer le critère.
Exclure un critère permet d'inverser les objets renvoyés, par exemple : le critère "les post-it carré" exclut renvoi tous les post-its qui ne sont pas carrés.Les parties du filtre entre crochet sont prioritaire dans l'ordre de calcul logique
Une fois votre filtre configuré, cliquez sur la section "formule".
Composer sa formule
Pour composez la formule souhaitée : vous pouvez utiliser des valeurs numériques, les opérateurs mathématiques basiques (+, -, /, *, (, ) ) et des variables de votre document.
Pour appelez une variable utilisez la touche @ de votre clavier et choisissez la variable souhaitée dans la liste.
(6) Rechercher une variable.
(7) Filtrer la liste par type de variable.
(8) Liste des variables disponibles, cliquez sur une variable pour l'ajouter à l'expression.
(détail des types de variables disponibles)
Pour les variables issues des champs enrichis des post-its, chaque post-it peut avoir une valeur correspondante, 4 fonctions vous sont donc proposées :
- Somme (de toutes les valeurs saisies sur les post-its)
- Moyenne (de toutes les valeurs saisies sur les post-its)
- Min (valeur la plus petite parmi les valeurs saisies sur les post-its, valeur la plus tôt pour les dates)
- Max (valeur la plus grande parmi les valeurs saisies sur les post-its, valeur la plus tard pour les dates)
Attribution du type (unité) de la formule
(8) Lors de la saisie de l'expression, un type (numérique, durée ou date) est attribué automatiquement à la formule en fonction des variables utilisées (voir : Détails des opération sur les variables)
Gestion des cas d'erreurs
Certaines opérations ne sont pas autorisée car elles sont mathématiquement invalides ou que nous ne supportons pas l'unité qui en résulterait (voir : Détails des opérations sur les variables).
(9) Le champ formule s'affiche en erreur et le détail des erreurs problématiques s'affiche. Vous devrez modifier l'expression ou convertir une variable (voir ci dessous) pour rendre l'expression valide.
Conversion de variable
Dans certains cas, il peut être utile de convertir une variable durée en variable numérique pour résoudre une opération invalide. Pour cela faite un clic droit sur la variable que vous souhaitez convertir et choisissez l'unité de conversion.
Par exemple : je souhaite convertir ma variable durée (2 minutes) en une variable numérique exprimée en seconde (120).
Il est également possible de convertir une variable numérique en variable durée selon la même méthode.
Editez une formule existante.
Pour éditer une formule de document, cliquez sur l'icône "menu" de la ligne et sélectionnez "Editer".
Vous pouvez modifier le nom et l'expression de la formule (voir ci dessus).
Dans le cas d'une modification de l'expression qui entrainerait un changement de type de la formule, la section "Dépendances" vous permet de vérifier si la formule est utilisée ailleurs (formule de doc ou champ calcul) et si le changement de type rend ou pas les dépendances invalides.
Supprimer une formule
Pour supprimer une formule de document, cliquez sur l'icône "menu" de la ligne et sélectionnez "Supprimer".
Afficher le résultat d'une formule dans le document
Vous pouvez glisser/déposer une formule depuis l'onglet "Formules du document" pour ajouter le résultat de la formule à votre document ou cliquer sur l'icône menu puis sélectionner "Afficher dans le document".
